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中古車(自動車)の古物台帳の書き方｜記載事項と記入例【販売店向け】
中古車を仕入れて販売する古物商は、車を仕入れたときと売ったときに、その都度、古物台帳(帳簿)に取引の内容を記録する義務があります。根拠は古物営業法第16条です。
自動車の場合は、特徴欄に書く項目が決まっていたり、売ったときには相手方の情報が要らなかったりと、ほかの古物とは違う決まりがあります。
この記事では、中古車を扱う販売店向けに、古物台帳の記載事項と自動車の書き方(記入例)、保存のルール、紙・Excel・システムでの管理方法をまとめます。古物商許可をこれから取る方は、中古車販売の古物商許可とは？もあわせてご覧ください。
古物台帳とは
古物台帳は、古物商が取引のたびに記録する帳簿のことです。法律上は「帳簿等」と呼ばれ、盗品が流通したときに、警察が取引の流れをたどれるようにするためのものです。
古物商許可を受けて中古車を売買している事業者は、規模にかかわらず記録が必要です。帳簿は営業所に備えておき、警察の立入検査などで確認されることがあります。
古物台帳に書く項目
古物を受け取ったとき(仕入れ)と、引き渡したとき(販売)に、次の項目を記録します(古物営業法第16条第1号〜第5号。「区別」は別記様式第15号の欄)。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 取引の年月日 | 仕入れた日・売った日 |
| 区別(様式の欄) | 仕入れは「買受け」か「委託」か。販売は「売却」「委託に基づく引渡し」「返還」のどれか |
| 古物の品目と数量 | 1台ごとに記載する |
| 古物の特徴 | 自動車は、車検証に載っている登録番号・車名・車台番号・所有者など(次の章で説明) |
| 相手方の住所・氏名・職業・年齢 | 年齢は、生年月日の記載で代えられる |
| 相手方の確認方法 | どの方法で相手方を確認したか(例: 運転免許証などの提示を受けた) |
様式は、国家公安委員会規則(古物営業法施行規則)の別記様式第15号で定められています。
自動車の古物台帳の書き方(記入例)
特徴欄には車検証の情報を書く
別記様式第15号の備考では、自動車の「特徴」欄には、自動車検査証(車検証)に記載・記録された次の事項などを書くよう定められています。
- 自動車登録番号または車両番号(ナンバー)
- 車名
- 車台番号
- 所有者の氏名または名称
衣類や時計なら、色や傷などの見た目の特徴を書きますが、自動車は車検証の情報で1台を特定します。電子車検証の場合、所有者の氏名は券面に記載されていないため、車検証閲覧アプリか「自動車検査証記録事項」で確認してください(国土交通省 電子車検証特設サイト)。
記入例
仕入れ(個人から買い取った場合)の記入例です(内容はすべて架空です)。
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 年月日 | 2026年11月10日 |
| 区別 | 買受け |
| 品目 | 白色普通乗用自動車 |
| 特徴 | 登録番号 品川300あ1234、車名 トヨタ、車台番号 ABC12-3456789、所有者 山田太郎 |
| 数量 | 1台 |
| 相手方の確認方法 | 運転免許証の提示を受けて確認 |
| 相手方 | 東京都〇〇区〇〇1-2-3、山田太郎、会社員、1985年4月1日生 |
販売したときは、同じ車の行の「払出し」欄に記録します。上の車を販売した場合の記入例です。
| 項目(払出し欄) | 記入例 |
|---|---|
| 年月日 | 2026年12月1日 |
| 区別 | 売却 |
| 相手方の住所・氏名 | 記載不要(自動車本体を売った場合。次の章で説明) |
同じ相手と2回目以降の取引で、すでに帳簿に住所・氏名・職業・年齢が書いてある場合は、氏名以外に変わりがなければ、住所・職業・年齢の記載を省略できます(別記様式第15号の備考4)。
自動車ならではのルール
自動車を売ったときは、相手方の住所・氏名などの記載が要らない
自動車本体を引き渡した(売った)ときは、相手方の住所・氏名・職業・年齢の記載は不要です。古物営業法第16条第4号は、記録する相手方から「国家公安委員会規則で定める古物を引き渡した相手方」を除いており、古物営業法施行規則第18条第2項が、その古物を「自動車である古物」と定めています。
警察庁の解釈運用基準の別表にも、同じ扱いが示されています。取引の年月日や区別、品目、特徴などは、売ったときも記録します。
この扱いは自動車本体に限られます。1万円以上の部分品を売ったときは、相手方の情報も記録します。
仕入れたとき(買い取ったとき)は、原則として相手方の情報も記録が必要です。ただし、自社が売った車を同じ相手から買い戻す場合は、相手方の確認も記録も不要です(古物営業法第15条第2項第2号・第16条ただし書)。
1万円未満の自動車は記録が要らない
取引の金額が1万円未満の自動車(部分品を含む)は、相手方の確認も、台帳への記録も不要です(古物営業法第15条第2項第1号・第16条ただし書、同法施行規則第16条。警察庁の解釈運用基準の別表)。1万円以上なら、原則として、買い取るときの相手方の確認と、仕入れ・販売の記録が必要です。
記録のタイミングと保存
取引のたびに記録する
記録は、古物を受け取ったり引き渡したりする「その都度」行います。警察庁の解釈運用基準では、1週間分や1か月分をまとめて書くことは許されないとされています。少なくともその日の取引は、その日のうちに記録するのが原則です。
3年間、営業所に備えておく
紙の帳簿は、最終の記載をした日から3年間、営業所に備えておく必要があります。パソコンなどの電子記録は、それぞれの記録をした日から3年間、営業所ですぐに書面に表示(印刷)できるようにして保存します(古物営業法第18条第1項)。警察庁の解釈運用基準では、営業所に印刷に必要な機器を備えておくことが必要とされています。データ自体は、本社のコンピュータでまとめて管理していても構いません。
台帳をなくしたり、壊したりしたときは、すぐに営業所を管轄する警察署長に届け出ます(同条第2項)。
古物台帳の注意点
- まとめ書きをしない: 取引のたびに記録します。後でまとめて書くことは認められていません
- 特徴欄を省略しない: 自動車は、登録番号・車名・車台番号などで1台を特定します。「白のセダン」だけでは足りません
- 売ったときの記録も忘れない: 相手方の情報は不要でも、年月日や区別などの記録は必要です
- 3年間は捨てない: 紙の帳簿は最後に記載した日から、電子記録はそれぞれの記録をした日から3年間です。記載が遅れた場合は、本来記載すべきだった日から数えます
帳簿の記録や保存の義務に違反すると、6か月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金の対象になります(古物営業法第33条)。
古物台帳の管理方法(紙・Excel・システム)
認められている帳簿の形式
帳簿の形式は、古物営業法第16条と同法施行規則第17条で、次のものが認められています。
- 別記様式第15号の帳簿(規則第17条第1項)
- 所定の記載事項を書けるようにして、あらかじめとじ合わせた書類(同条第2項第1号)
- 取引ごとに書く取引伝票など。取引の順にとじ合わせておく(同条第2項第2号・第3項)
- パソコンなどへの入力による電子記録(法第16条の「電磁的方法による記録」)
様式は、警視庁の「帳簿の様式」のページで確認できます。
それぞれの手間
| 方法 | 向いているケース | 手間・注意点 |
|---|---|---|
| 紙の帳簿 | 取引の台数が少ない | 手書きの手間がかかる。車台番号などは車検証から手で書き写す |
| Excel | パソコンで管理したい | 法定の項目を網羅した表を自分で作る必要がある。営業所で印刷できる状態にしておく |
| 販売管理システム | 仕入れ・販売の管理とまとめたい | 在庫や売上の登録と、台帳の記録を一度で済ませられるものがある |
警察庁の解釈運用基準では、ハードディスクなどへの入力による記録は「電磁的方法による記録」にあたり、POSシステムによる記録も、法第16条の記載事項を網羅していれば該当するとされています。Excelで作る場合も、記載事項を網羅しているかを確認してください。仕入れ・販売の登録とは別に台帳へ入力すると、同じ情報を二重に入力することになります。
symphony販売管理で古物台帳を作る
「symphony販売管理」では、車両の仕入れ登録と売上確定のときに、古物台帳へ自動で記録されます。記録した台帳は、すぐに出力できます。
在庫の登録や販売の管理と同じ操作で台帳が残るため、台帳だけを別に書く手間を減らせます。
仕入れ日・納車日・売上確定日は、それぞれ入力できます。古物台帳には、実際に車を受け取った日・引き渡した日を記録する必要があるため、日付は実際の取引に合わせて入力してください。
よくある質問
Q. 中古車の古物台帳は義務ですか? A. はい。古物商は、古物を受け取ったり引き渡したりするたびに、帳簿等への記録が義務付けられています(古物営業法第16条)。記録しなかったり、虚偽の記載をしたりすると、罰則の対象になります(同法第33条)。
Q. 古物台帳はいくらから必要ですか? 1万円以下なら不要ですか? A. 自動車(部分品を含む)は、取引の金額が1万円未満なら、相手方の確認も記録も不要です。1万円以上なら、原則として記録が必要です。なお、オートバイ(自動二輪車・原動機付自転車)は扱いが異なり、1万円未満でも確認と記録が必要です(ねじ・ボルトなど汎用的な部分品を除く。古物営業法施行規則第16条第2項、警察庁の解釈運用基準の別表)。
Q. 車を買い取ったときは、古物台帳にどう書けばいいですか? A. 年月日、区別(買受け)、品目、特徴(車検証の登録番号・車名・車台番号・所有者)、数量、相手方の住所・氏名・職業・年齢、相手方の確認方法を書きます。上の「記入例」を参考にしてください。
Q. 古物台帳はExcelで作ってもいいですか? A. パソコンなどへの入力による記録は、法第16条の「電磁的方法による記録」として認められています。取引の年月日、品目と数量、特徴、相手方の情報、確認方法の各事項を網羅しているかを確認してください。保存期間中は、営業所ですぐに印刷できるようにしておく必要があります。
Q. 自動車を売ったとき、買主の情報は書くのですか? A. 自動車本体を引き渡した相手方の住所・氏名・職業・年齢は、記載が不要です。取引の年月日や特徴などは記録します。
Q. 古物台帳はいつまで保存すればいいですか? A. 紙の帳簿は最終の記載をした日から、電子記録はそれぞれの記録をした日から、3年間です。
まとめ
中古車の古物台帳は、原則として仕入れと販売のたびに記録し、3年間営業所に備えておく帳簿です。自動車は、特徴欄に車検証の登録番号・車名・車台番号・所有者などを書くこと、売ったときは相手方の情報が要らないことが、ほかの古物と違うポイントです。
古物商許可の取り方は中古車販売の古物商許可とは？、開業の手続き全体は中古車販売店開業マニュアル① ～手続き編～で解説しています。開業後に陥りやすい落とし穴は、開業前に知っておきたい、中古車販売店を経営する上で陥りやすい落とし穴にまとめています。
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参考情報
中古車販売をされている方へ
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